پویان سیستم یزد ارائهدهنده راهکارهای یکپارچه نرمافزاری
شما به‌عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمانتان بالا ببرید اما واقعیت این است که معمولاً زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملاً تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایندهایشان کرده‌اند، ارزش‌افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی جهت رفع مشکلات مطرح‌شده در بالا محسوب می‌شوند
اهمیت اتوماسیون اداری:
- امکان ثبت نامه‌های صادره، وارده و داخلی
- سادگی و کاربرپسندی در عین کارآمدی
- تعریف الگوهای مختلف برای شماره نامه
- تعریف گروه‌های موردنیاز جهت سهولت ارسال نامه
- تعریف واحدها و پست‌های سازمانی
- مدیریت کاربر و امکان انتساب کاربران و نقش‌ها، تخصیص کاربران به سمت مختلف
- امکان تعیین جانشین برای هر یک از کاربران
- امکان ایجاد نامه پیش‌نویس برای نامه‌های صادره و داخلی و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهائی
- امکان امضای نامه صادره درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
- ورود متن نامه و پیوست‌های نامه (از طریق اسکن، فایل و… )
- امکان ثبت نامه با شماره دلخواه
- تهیه الگوهای متعدد جهت ایجاد متن نامه‌های داخلی یا صادره
- امکان ثبت پیام‌های شخصی
- ارسال نامه صادره و داخلی برای چندین امضاکننده
- امکان ارجاع نامه‌های صادره، داخلی، وارده
- ارسال رونوشت نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده
- انتساب کلید واژگان فارسی و انگلیسی به نامه‌ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه
- امکان ارسال متن نامه از طریق فکس در برنامه
- امکان امضای الکترونیکی نامه
- چاپ نامه با لیست گیرندگان رونوشت نامه و یا بدون آن
- چاپ نامه همراه با امضاء الکترونیکی و یا بدون آن
- امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازمانی و یا کارمند سازمان
- ارجاع نامه در قالب یک کار (Task) جهت استفاده از امکانات Workflow
- امکان ایجاد پیوست‌های متعدد از مدارک ذخیره‌شده در برنامه
- ایجاد هشداردهنده برای دادن هشدار نامه‌های خوانده‌نشده
- امکان به تعویق انداختن زمان هشدار یا متوقف کردن هشداردهنده
- امکان جستجوی پیشرفته‌ی نامه‌ها
- امکان مشاهده ارجاعات نامه
- امکان بازبینی مراحل طی شده نامه به‌صورت مشاهده اقدامات انجام‌شده توسط کاربران مختلف
- امکان مرتب کردن نامه‌ها بر اساس فیلد موردنظر
- امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مدیر مربوطه
- امکان انجام بعضی کارهای مدیر توسط شخص تعیین‌شده و دسترسی مدیر به آنها
- امکان بایگانی نامه‌ها به‌صورت پوشه‌ای
- امکان بایگانی موقت
- امکان تفویض کارتابل به جانشین توسط هر کاربر
- امکان پشتیبان گیری از اطلاعات